En general a la gran mayoría de personas no les gusta esperar, y mucho menos cuando en la actualidad el tiempo es el valor más preciado a la hora de administra las tareas diarias, es por esto, que cuando se visita el banco, se asiste a algún tipo de evento o se necesita ingresar a una empresa para entrevistarse con alguien, esperar se ve como algo negativo que perjudica la marca de una organización.

Tiempo de espera en largas filas.

Aunque las distracciones como el móvil o las redes sociales pueden hacer más amena la espera, en situaciones de urgencia no son suficientes. Las empresas intentan solucionar las demoras creando filas exclusivas para clientes frecuentes y otras para visitantes ocasionales, aunque a menudo las filas generales avanzan más rápido.

Algunas optan por sistemas de gestión de turnos con dispensadores de números o sistemas electrónicos que permiten a los visitantes registrarse y elegir el servicio requerido, organizando y priorizando las atenciones según la importancia. A pesar de estos esfuerzos, el objetivo común es reducir el estrés de la espera, ofreciendo entretenimiento audiovisual para que el tiempo de espera parezca más corto.

Tiempos de espera en la recepción.

En las compañías, el proceso de recepción de visitantes opera de la siguiente manera: al arribar, los visitantes son recibidos en la recepción, donde deben identificarse ante el personal encargado. Este último verifica la autorización con el departamento o individuo que los visitantes pretenden ver, recopila sus datos personales y les indica cómo llegar a su destino. Sin embargo, este método enfrenta dificultades especialmente en empresas de grandes instalaciones, ya que es común que los visitantes se desorienten. Además, puede ocurrir que, debido a imprevistos o a la carga de trabajo, la persona que debe atenderlos olvide su llegada, resultando en largas esperas en la recepción para clientes, proveedores, mensajeros, o candidatos a empleo, lo cual puede afectar negativamente la imagen de la empresa. Este escenario provoca inconvenientes y demoras al tratar de localizar al anfitrión, y en algunos casos, los visitantes experimentan retrasos innecesarios en la autorización de su ingreso, deteriorando la experiencia general de la visita.

Software para el control y gestión de visitas.

Ante los desafíos que representa la gestión de visitantes para empresas y residencias enfocadas en su imagen y seguridad, desarrolladores de software han creado soluciones tecnológicas para mejorar el control de accesos. Una de estas soluciones es Visit Entry®, un software automatizado que gestiona el registro y monitoreo de entradas y salidas tanto de visitantes como de empleados. Este sistema permite el uso opcional de tecnología biométrica, como el escaneo de huellas digitales, o la emisión de stickers con datos y fotografía del visitante, y puede restringir el acceso a áreas específicas del edificio.

El software opera mediante una aplicación móvil que facilita el registro anticipado de la visita, incluyendo datos personales y huella dactilar, y permite la planificación previa de la misma. Con la aprobación del anfitrión, el visitante, al momento de su llegada, solo necesita verificar su identidad biométricamente para acceder sin necesidad de anunciarse, optimizando así los costos de personal y recursos de la organización.

Características del Software

• Sistema modular, permite la configuración de módulos que conforman la red corporativa, de un lado, los dispositivos de la recepción solo podrán contar con el registro de visitas, del otro lado, los administradores o directivos de la compañía accederán a los módulos de gestión. 
• Controlar el ingreso y salida de los visitantes en tiempo real monitoreando los movimientos de las visitas.
• El manejo de listas de personas no autorizadas. La generación de informes y gráficos de gestión de los visitantes.
• Interfaz fácil de entender, amigable y rápida.
• Se puede integrar con cualquier sistema ya establecido de control de acceso.
• Validación del documento de identidad con las bases de datos de los organismos gubernamentales.
• Tanto los sistemas biométricos como las tarjetas físicas se pueden integrar a una webcam para tomar la fotografía de la persona que vista las instalaciones.

Por todo esto Visit Entry® es el software de control y gestión de visitantes más integral del mercado, permitiéndole a cualquier organización adaptarlo a diferentes necesidades por complejas que estas sean logrando de esta manera que las empresas cuenten con una mejor imagen y seguridad en sus empleados y visitantes.