¿Qué es un sistema de control de horarios?

Se le llama sistema de control de horarios a cualquier herramienta tecnológica que permite supervisar y recopilar los datos de entrada y salida de los trabajadores de una empresa y que tiene como objetivo realizar un conteo preciso de las horas laboradas por un empleado, dejando registro cualquier incidencia que se pueda producir en una jornada de trabajo. 

Un sistema de control de horarios que se adecúe a las necesidades de tu empresa, no solo te permitirá tener un mejor control del tiempo que tus empleados trabajan, sino que además mejorará la productividad de tu organización, ya que permite medir la puntualidad, además de contabilizar las horas laboradas, lo cual garantiza el correcto pago del tiempo extra que el empleado trabajó.

¿Qué tipo de sistemas de control de horarios existen?

Existen diferentes tipos de sistemas de control de horarios, los cuales se adaptan a las necesidades de cada empresa.  A continuación te dejaremos un listado describiendo cada uno de ellos, con el fin de que conozcas todas las opciones y puedas tomar una mejor decisión a la hora de adquirir uno para tu empresa.

• Registro en hojas de Excel

Este método utilizado por muchas empresas, es el más fácil de usar y el más económico, ya que consiste en generar un cuadro de Excel donde se registren los datos necesarios para saber la hora de entrada y salida de un empleado.  Estos formularios pueden ser digitales o físicos.

Aunque este sistema de control de horarios parece ser una buena opción a primera vista, supone muchos inconvenientes administrativos, tales como:

• Aumento de costos en papelería y la necesidad de un espacio de almacenamiento para la información, en el caso de los documentos impresos. 

• Una larga inversión de tiempo por parte de los trabajadores que se encargarán de revisar y corregir los archivos digitales, ya que a menudo se desconfiguran las fórmulas ingresadas.

• No sirve para llevar el control de los horarios del personal que trabaja de manera remota.

• Máquinas de fichaje

Este sistema de control de horarios, consiste en instalar una máquina en la entrada de las instalaciones de la empresa e imprimir un carné para cada empleado, el cual deberá presentar cuando ingrese y se retire de las instalaciones.

¿Cómo beneficia un sistema de control de horarios a la gestión del tiempo laboral en las empresas?

Un sistema de control de horarios beneficia la gestión del tiempo laboral en las empresas de diversas maneras

• Precisión en el registro

Permite un registro preciso y automatizado de las horas trabajadas por cada empleado, evitando errores y asegurando que se registren correctamente las horas de entrada, salida y las pausas.

• Control de asistencia

Facilita el seguimiento y control de la asistencia de los empleados, permitiendo identificar rápidamente ausencias, tardanzas y horas extras trabajadas, lo que ayuda a mantener la disciplina y puntualidad.

• Optimización de recursos humanos

Permite una mejor planificación y asignación de recursos humanos, ya que se tiene un registro actualizado del tiempo de trabajo de cada empleado, lo que ayuda a equilibrar la carga de trabajo y evitar excesos o deficiencias de personal.

• Cumplimiento de normativas laborales

Ayuda a cumplir con las regulaciones laborales relacionadas con el registro y control de las horas de trabajo, evitando posibles sanciones y conflictos legales.

• Generación de reportes

Facilita la generación de informes y análisis sobre el tiempo laboral, lo que proporciona información valiosa para la toma de decisiones, evaluación de rendimiento y análisis de costos de personal.

• Mejora la productividad

Al tener un registro más preciso y controlado del tiempo laboral, los empleados tienden a ser más conscientes de su rendimiento y productividad, lo que puede motivarlos a ser más eficientes en sus tareas.

• Facilita la flexibilidad laboral

Un sistema de control de horarios puede adaptarse a diferentes esquemas de trabajo, como jornadas flexibles o trabajo remoto, lo que brinda mayor flexibilidad a los empleados y mejora su satisfacción laboral.

En conjunto, un sistema de control de horarios en empresas agiliza y optimiza la gestión del tiempo laboral, brindando beneficios tanto para la empresa como para los empleados, al mejorar la eficiencia, la planificación y el cumplimiento normativo.

Desventajas

• Altos costos

ya que requiere de la adquisición de un software que almacena los datos, además de las máquinas de fichaje, una impresora específica en donde se elaboran los carnés de los empleados, lo cual también aumenta gastos, porque requieren de un material especial.

• Seguridad vulnerable

Es fácil suplantar a una persona, puesto que cualquiera puede entrar con la tarjeta de un empleado y estas pueden ser prestadas o robadas.

• Software de control de horario

Estos son herramientas informáticas a las que se puede acceder a través de computadores, Tablets y smartphones y allí, los empleados pueden registrar el inicio y fin de su jornada laboral en una app móvil o en una página web específica.  Generalmente, generan unos costos mensuales, que varían según la cantidad de empleados que tenga la empresa.

Estos sistemas presentan más ventajas que desventajas

• Registro fácil y rápido

• Acceso desde cualquier lugar del mundo, por lo cual se adapta al trabajo remoto.

• Generación de informes e información en tiempo real.

• Gestión de vacaciones y ausencias.

• Soporte técnico en línea.

• Actualizaciones automáticas.

• Reducción de costos, ya que no requiere de instalación.

• Notificaciones y alertas que te informan sobre cualquier actividad realizada por el trabajador.

• Sistemas biométricos

Estos sistemas utilizan el cuerpo humano como contraseña para el ingreso y egreso de personal en cualquier edificio.   Consisten en el uso de un software que almacena datos biométricos de una persona como la huella digital, la forma del rostro, la voz y el iris.

Ventajas

• Método muy seguro, ya que recolecta datos físicos únicos para cada persona, como la huella dactilar, no hay lugar a suplantaciones.

• Muy útil para los empleados, ya que no pierden tiempo buscando el carné para poder entrar y salir y además nunca se les va a perder.

Desventajas

• Genera costos adicionales en hardware.

• En este momento, a raíz del covid 19, no se puede configurar el sistema de lectura de huella digital, para evitar contagios.