Top Software de Gestión de Accesos para Empresas y Edificios

La seguridad en empresas y conjuntos residenciales es crucial, pero el control de visitantes en Latinoamérica enfrenta desafíos, con muchos sistemas de mercado que no cumplen con requisitos de seguridad esenciales. Frecuentemente, las soluciones existentes son obsoletas, careciendo de capacidad para mantener un registro histórico de visitantes o monitorear sus movimientos eficazmente.

La necesidad de sistemas de control de acceso integrados que ofrezcan un registro detallado y una identificación precisa de visitas es evidente. La falta de conocimiento y experiencia de algunos empresarios en encontrar soluciones efectivas agrava el problema.

Los desarrolladores de software tienen el desafío de crear sistemas que no solo capturen y procesen automáticamente la información de identificación de visitantes de manera rápida y precisa, sino que también satisfagan las necesidades específicas de seguridad y gestión de las organizaciones.

Es por esto, que todo software de control de visitantes debe contar con características mínimas como son

• Aplicaciones por separado, tanto, para gestión de visitantes como para el control de acceso, esto, garantiza una oportuna actualización de la información.

• Generación de etiquetas para diferenciar los visitantes.

• Acceso rápido a visitantes recurrentes.

• Software intuitivo que su manera de operar permita que las operaciones se desarrollen de forma continua.

• En momentos donde no haya conexión a la red se pueda operar.

• Tarjetas reutilizables una vez se almacene la información del ingreso.

• El envío del número de autorización al correo electrónico del que autoriza para que el visitante sea identificado rápidamente vía celular.

La adopción de un sistema de control de visitantes es crucial para reforzar y optimizar la seguridad. Es esencial seleccionar una solución que facilite la automatización del proceso de ingreso, mediante la emisión de distintivos o el uso de tecnología biométrica, permitiendo una recopilación eficiente y rápida de datos específicos a través del escaneo de documentos de identidad.

El software de gestión de visitas debe incorporar funcionalidades clave para mejorar el flujo de personas y la seguridad organizacional. Aunque hay diversas opciones de software en el mercado, son pocas las que integran sistemas compatibles con el control de acceso existente. Hay empresas especializadas que ofrecen soluciones prácticas y efectivas para enfrentar este desafío.

Dentro de los sistemas de control de visitantes más reconocidos en el mercado tenemos las siguientes empresas desarrolladoras

• Sistemas Sintel 

Empresa Mexicana, desarrolladora de un sistema de control de visitantes que gestiona la información de ingresos y salidas, incorpora un sistema de pre-registro e invitaciones web. Su solución llamada Visitor WEB es un sistema que permite el control y registro de visitantes que puede ser operado de manera virtual, local o en la intranet de la empresa, dentro de sus beneficios más importantes su página web destaca los siguientes:

• Dejar atrás el libro tradicional de visitas que no ofrece confiabilidad

• Proceso de registro eficiente y seguro

• Conocer en tiempo real quien y cuánto tiempo permanece en las instalaciones

• Atención de visitas especiales de forma eficiente

• Permite conseguir reportes confiables que ahorran espacio físico

• Logra que la empresa tenga una imagen innovadora y profesional

• Databac

Esta empresa española se especializa en software y soluciones integradas, brindando un servicio altamente personalizado para registro, reserva previa y control de accesos, con compatibilidad con sistemas biométricos para reforzar la seguridad. Un distintivo único puede monitorear el movimiento de usuarios en tiempo real, transformando cualquier espacio en una edificación inteligente y facilitando la localización inmediata de empleados, visitantes o activos.

Mediante una plataforma web, sensores y tarjetas de ultraalta frecuencia (UHF), se puede rastrear la ubicación de personas dentro de las instalaciones. En situaciones de emergencia, esta tecnología mejora la evacuación al enviar alertas a dispositivos móviles, guiando a las personas hacia salidas seguras.

• Grupo NW

La organización colombiana Grupo NW se especializa en el desarrollo de software y herramientas tecnológicas destinadas a optimizar procesos administrativos, operativos y de servicio al cliente, generando ahorros de costos y tiempo que contribuyen a un ambiente laboral mejor y, por ende, a un incremento en las ventas.

Entre sus desarrollos, crearon VisitEntry, un avanzado software de control de accesos para visitantes, personal y activos, basado en tecnología biométrica. Este sistema se adapta a las necesidades de cualquier entidad, mejorando la gestión de accesos al prevenir la entrada o salida de personal no autorizado, lo que resulta en procesos más eficientes en recepción y elimina las demoras innecesarias.

VisitEntry utiliza tecnología biométrica para registrar datos físicos de los usuarios, incluyendo fotografías para reconocimiento facial y huellas dactilares, asegurando una identificación precisa y segura.

Dentro de las características relevantes del programa se enumeran las siguientes:

• Lector de datos que permite elegir módulos que más se adecuan a las necesidades de los usuarios.

• Biométrico, el registro de visitantes se hace a través de la huella y fotografía.

• Parametrizable, el registro inteligente por medio del documento de 

• identificación permite diligenciar el formulario de manera automática.

• Notificaciones, recibo de alertas a las personas que se visitan.

• Mayor seguridad, el uso de tecnología biométrica garantiza que no exista suplantación de identidad.

• Ágil acceso, ingresar con la huella permite el ingreso rápidamente y evita pérdida de tiempo en extravíos accidentales de fichas o distintivos. 

• Adaptabilidad, el diseño se ajusta a cualquier tipo de dispositivo tecnológico.

• Aplicación, cuenta con una App que permite programar citas rápidamente y su uso es práctico para cualquier usuario. 

• Tiempos de visita, permite a los funcionarios realizar ajustes al tiempo en el que cada visitante debe permanecer en la edificación, como también a las zonas que se le permite ingresar.

¿Cómo afecta la experiencia del visitante y la eficiencia operativa la implementación de estas soluciones tecnológicas?

La adopción de tecnologías de control de visitantes mejora significativamente tanto la experiencia del visitante como la eficiencia operativa. Con sistemas de registro automatizados, los procesos de entrada y salida se agilizan, minimizando esperas y elevando la satisfacción del visitante. Esta automatización reduce las tareas manuales, incrementando la eficiencia del personal de seguridad y recepción, y fortalece la seguridad, generando confianza entre visitantes y ocupantes.

Estas innovaciones tecnológicas no solo realzan la imagen corporativa sino que también facilitan una gestión de accesos más dinámica y efectiva, resultando en una experiencia positiva para visitantes y un ambiente laboral seguro y productivo para el personal. La elección consciente de un software de control de acceso es fundamental para asegurar una solución integral que potencie la productividad y eficiencia organizacional a largo plazo.